La guida ai rimborsi per i volontari.

Le Regole di Base per i rimborsi ai volontari 

Per prima cosa, è importante sottolineare che i volontari sportivi non ricevono compensi monetari per il loro impegno all’interno di ASD e SSD. Tuttavia, possono ricevere il rimborso delle spese sostenute durante le attività di volontariato per lo svolgimento di attività istituzionali. È quindi esclusa la possibilità di rimborso per lo svolgimento di attività commerciali (es. spese al bar della società sportiva).  È fondamentale notare che questo rimborso non è soggetto a tassazione per i volontari.

Tipi di spese rimborsabili

Secondo la normativa vigente, le spese rimborsabili includono quelle relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto. È particolarmente importante menzionare che le spese di viaggio possono comprendere il rimborso per l’uso del proprio mezzo, calcolato in base ai chilometri percorsi.

Tuttavia, è importante sottolineare che questa lista di spese è tassativa, il che significa che non è possibile rimborsare spese diverse da quelle indicate.

Requisiti per il rimborso

Affinché un volontario possa richiedere un rimborso, devono essere soddisfatti tre requisiti:

• La spesa deve rientrare tra le categorie di vitto, alloggio, viaggio o trasporto.
• Deve essere dimostrato che la spesa è stata sostenuta nell’ambito delle attività di volontariato sportivo.
• La spesa deve essere sostenuta fuori dal territorio comunale di residenza del volontario.

Le spese devono essere documentate in modo adeguato per poter essere rimborsate.

Documentazione delle spese

Le spese devono essere debitamente documentate. Questo significa che è necessario conservare ricevute, scontrini, estratti conto bancari o altre prove che dimostrino il sostenimento delle spese. La documentazione deve essere coerente con le date e i luoghi delle attività di volontariato.

Per i viaggi con mezzo proprio, è importante registrare con precisione il percorso, comprese le località di partenza e arrivo, le tappe intermedie e la distanza percorsa. Inoltre, è necessario applicare una tariffa chilometrica adeguata, generalmente basata sulle tabelle dell’ACI.

Modalità di pagamento dei rimborsi

Il rimborso delle spese può essere effettuato in contanti. I volontari sportivi non sono soggetti alle restrizioni di pagamento tracciabile previste per i lavoratori sportivi.

Tuttavia, è importante rispettare le normative anti-riciclaggio e le leggi vigenti, come la legge 398/1991, che disciplina l’uso del contante.

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Semplificazione dell’auto certificazione

Una modalità semplificata per il rimborso è stata introdotta con il decreto correttivo entrato in vigore a settembre. In base a questa modalità, è possibile erogare rimborsi ai volontari mediante auto-certificazione, senza la necessità di una documentazione dettagliata, purché l’importo richiesto non superi i 150 euro al mese.

 

Per evitare problemi futuri e contestazioni, è consigliabile che gli enti sportivi dilettantistici adottino procedure rigorose per autorizzare i rimborsi e stabilire i limiti e le modalità di calcolo degli importi da pagare ai volontari. Queste procedure devono essere trasparenti e ben definite.

Vi consigliamo, insieme all’esperto in materia, Fabio Zucconi, di seguire questa procedura per la gestione dei rimborsi ai volontari sportivi:

1. Verbale dell’organo amministrativo dell’ente sportivo

Adozione di un verbale dell’organo amministrativo dell’ente sportivo dilettantistico per deliberare:

• autorizzazione generale ad erogare rimborsi ai volontari sportivi giustificati analiticamente o auto-certificati;
• la definizione del concetto di “prestazione svolta per conto” dell’ente sportivo nell’ambito della quale possono essere sostenute spese oggetto di rimborso;
• i limiti massimi di rimborso per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto;
• il conferimento al presidente o ad altro amministratore dei poteri di autorizzare i volontari all’utilizzo di una propria autovettura;
• il conferimento al presidente o ad altro amministratore dei poteri per autorizzare con semplice comunicazione scritta il rimborso delle spese per ogni singola richiesta corredata da documentazione analitica ricevuta da parte dei volontari;
• le tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammesso il rimborso tramite auto-certificazione

2. Autorizzazione per uso di mezzo proprio

Predisposizione per ciascun volontario di una specifica autorizzazione all’utilizzo della propria auto e alla richiesta di rimborsi con indicazione delle modalità e dei limiti deliberati dall’organo amministrativo. 

3. Richiesta di pagamento 
Per ogni rimborso, che consigliamo di effettuare con cadenza mensile, predisposizione di una
richiesta di pagamento indirizzata dal volontario all’ente sportivo con la suddivisione dei rimborsi richiesti in base al tipo di spese sostenute16 corredata da un prospetto con il dettaglio dei viaggi effettuati con il mezzo proprio in cui vanno indicati: la data del viaggio, il percorso effettuato, la motivazione, i chilometri percorsi, la tariffa chilometrica applicata e l’importo del rimborso giornaliero.

4. Ricevuta di rimborso
Per ogni rimborso, inoltre, predisposizione di una ricevuta per rimborso spese documentate attraverso la quale il volontario attesta di ricevere gli importi determinati in funzione della richiesta di cui al punto precedente.

Qualora venga utilizzato il metodo semplificato attraverso l’auto-certificazione del volontario, i punti 3
e 4 saranno sostituiti dalla consegna all’ente sportivo del documento contenente l’auto-certificazione
sottoscritto dal volontario. 

In sintesi, il rimborso delle spese per i volontari sportivi è possibile, ma è necessario rispettare le regole e documentare attentamente le spese. L’uso del contante è ammesso, ma con alcune restrizioni. La semplificazione dell’auto-certificazione può semplificare il processo, ma è importante adottare procedure chiare per evitare complicazioni.

In caso di dubbi o necessità specifiche, è consigliabile consultare un esperto legale o fiscale per garantire la conformità con la normativa vigente.

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